Декомпозиція цілей: навіщо бізнесу та як це працює

Навіщо потрібна декомпозиція цілей: переваги та недоліки

Метод декомпозиції цілей має широку сферу застосування. Так, ви можете грамотно розподіляти свої повсякденні завдання, при цьому максимізуючи результат без докладання зайвих зусиль. Декомпозиція цілей стане в пригоді у бізнесі, де кожна маленька задача веде до досягнення мети. Як великі, так і малі бізнеси можуть використовувати методику для аналізу проєктів і оцінки їх виконання, щоб:

визначити основні етапи для отримання кінцевого результату;
сформувати бюджет на досягнення проміжних цілей;
призначити виконавців для кожного з етапів;
розставити пріоритети для виконання проміжних завдань;
знизити ризики, які можуть вплинути на досягненню поставленої мети.

Незважаючи на загальну привабливу картинку, у методу декомпозиції цілей є як переваги, так і недоліки. Серед основних переваг можемо перелічити такі:

Підвищує мотивацію: завдяки розбивці громіздких завдань, які навіюють страх і невизначеність, ви можете рухатися до кінцевої мети поетапно. Чіткий план дій не викликає тривожність, що підвищує продуктивність та мотивацію.
Дає відчуття контролю: ви розставляєте пріоритети та терміни виконання для кожного із завдань і чітко знаєте, в якому порядку і коли їх будете виконувати. Окрім цього, стає простіше делегувати певний вид робіт компетентним кадрам: так, РРС-спеціалісти можуть займатися налаштуванням та запуском контекстної реклами, а маркетологи — відстежувати ефективність зусиль команди.
Гарантує досягнення очікуваних результатів: завдяки чітко складеному плану дій, ви точно знатимете, яке завдання буде виконано у певні терміни. Дотримання дедлайнів усуває ефект невизначеності та несподіванки. Забудьте про ситуацію, коли керівник потребує звітів, а звітувати немає про що!
Твереза оцінка ситуації: звичайно, може трапитися і таке, що деякі завдання будуть здаватися нереальними з огляду на деякі фактори. Можливо, ви зрозумієте, що потрібно змінити виконавців конкретної задачі, або закласти більший бюджет для досягнення мети. У будь-якому випадку, усі проблеми можна виявити заздалегідь, не завдаючи шкоди загальним бізнес-процесам.

Щодо недоліків, то можемо виявити лише один: для якісної декомпозиції цілей потрібен кваліфікований спеціаліст, який глибоко розуміється на бізнес-процесах та їхньому взаємозв’язку. На жаль, не у кожній компанії є проджект-менеджери або аналітики, тому доведеться витратити час на пошук відповідного фахівця. Натомість гарантуємо, що такі інвестиції окупляться дуже і дуже скоро!

Від теорії до практики: приклади застосування декомпозиції цілей

Ми вже зазначили, що метод декомпозиції цілей можна застосувати будь-де і будь-коли. Чи то планування робочого дня, чи то при складанні бізнес-планів на місяці і роки вперед. Однак, деякі приклади можуть здатися неочевидними. Методику декомпозиції цілей ви можете спостерігати у повсякденному житті, навіть не помічаючи цього:

Декомпозицію цілей можна використовувати в організаційних процесах виробничої сфери, щоб розділити громіздкі завдання на більш керовані операції. Наприклад, складальна лінія автомобіля може бути розбита на такі процеси, як зварювання, фарбування та складання.
Декомпозиція цілей стане в пригоді при діагностиці та лікуванні у сфері охорони здоров’я. Наприклад, лікар розбиває процес діагностики хвороби на більш дрібні етапи, як-от збір історії хвороби пацієнта, проведення медичних оглядів і запит на лабораторне тестування.
Роздрібна торгівля: декомпозиція цілей використовується для оцінки складних операцій, таких як контроль запасів і обслуговування клієнтів, або щоб визначити шляхи вдосконалення.
Банківська справа: у цьому випадку методику можна використовувати для розділення процесу обробки кредиту на менші завдання, як-от перевірка кредитоспроможності клієнта, перегляд документів і надання кредиту.
Логістика: можливість розбити загальний ланцюг постачання на більш здійсненні процеси, такі як закупка, зберігання, транспортування, поставка, сервісне обслуговування.
Інформаційні технології: у розробці програмного забезпечення декомпозиція цілей часто використовується для поділу загального проєкту на менші, більш доступні дії. Наприклад, створення нового веб-сайту можна поділити на більш керовані завдання, такі як написання ТЗ, дизайн, верстка сайту, програмування, тестування, SEO-оптимізація, внесення правок.

Як ми бачимо, декомпозиція цілей — це метод, який часто використовується в різних сферах. Підприємства можуть використовувати його, щоб спростити складні процедури та визначити подальші точки для розвитку. Так, ваша компанія може підвищити продуктивність, мінімізувати витрати, а також підвищити загальну ефективність шляхом спрощення багатьох операцій.

Принципи декомпозиції цілей та як їх застосувати

Зрозумівши, що таке декомпозиція цілей та кому взагалі потрібна ця методика, пропонуємо перейти до основних принципів. У теорії усе звучить доволі просто: взяв задачу, поділив її на конкретні етапи і приступив до роботи. Натомість, для досягнення очікуваних результатів рекомендуємо дотримуватись основних принципів декомпозиції цілей. Серед них такі:

Від загального до дрібного. Загальна ціль розбивається на підзадачі, кількість яких варіюється від 2 до 5. Більш того, кожна підзадача також має передбачати конкретний план дій.
Розподіл на конкретні групи. Розподіляти задачі можна за різними критеріями: так, це може бути дедлайн, характер самого завдання або за пріоритетністю. Важливо: одна ціль – один критерій.
Не забувайте про дедлайни. Пропишіть чіткі дедлайни для виконання того чи іншого завдання, і не забудьте проінформувати виконавців.
Детально прописуйте кожну підзадачу. Додавайте описи із важливими примітками, іменами виконавців, дедлайнами.
Уникайте дублів. Прослідкуйте, щоб підзадачі не дублювали одна одну.

Відтепер ви точно готові до впровадження методики декомпозиції цілей у повсядкенні процеси! Для того, щоб це зробити, дотримуйтесь покрокової інструкції. Про усі важливі моменти та підводні камені на шляху до успіху розповідаємо нижче!

Крок 1. Встановіть мету

Без розуміння того, чого ви прагнете досягти, немає сенсу рухатися далі. Переконайтеся, що кінцева мета відповідає критеріям SMART, тобто є:

конкретною: чітко визначеною і недвозначною;
вимірюваною: з конкретними критеріями, які допоможуть оцінити прогрес у досягненні мети;
досяжною: можливою для виконання;
реалістичною: доступною і такою, що відповідає потребам вашого бізнесу;
обмеженою в часі: з чітко визначеним графіком та дедлайнами, включаючи дату початку та дату досягнення мети.

Саме ця поставлена мета і буде підлягати подальшій декомпозиції.

Крок 2. Розподіл на етапи

Отож, ви визначили мету, а що робити з нею далі? Перш за все, не панікувати. Відтепер ми переходимо до декомпозиції, і першочергово варто розподілити загальну мету на проміжні етапи. Їхня кількість може бути різною: зазвичай, достатньо від 2 до 7 етапів, які характеризуватимуть початок, середину та кінець. Наприклад, процес створення нового бренду умовно можна поділити на такі етапи:

дослідження цільової аудиторії;
дослідження ринку та конкурентів;
створення унікальної торговельної пропозиції;
створення tone of voice бренду та візуальної ідентичності;
створення веб-сайту та акаунтів у соціальних мережах;
запуск продукту.

Крок 3. Розподіл на задачі

У попередньому пункті ми розбили загальну мету на конкретні етапи, однак нехай вони вас не лякають. Кожен із вищенаведених етапів підлягає більш детальній розбивці. Наприклад, процес створення веб-сайту майбутнього бренду можна поділити на такі задачі:

визначення мети веб-сайту (продажі, інформаційний);
вибір доменного імені та постачальника веб-хостингу;
пошук CMS для веб-сайту та налаштування;
наповнення веб-сайту;
пошукова та технічна оптимізація сайту;
тестовий запуск.

Погодьтеся, що такий план дій виглядає більш чітко та зрозуміло. Більш того, при розбивці завдання на окремі підзадачі дозволяє делегувати обов’язки. Наприклад, веб-дизайнер займатиметься розробкою візуальної ідентичності та прототипуванням, контент-менеджер — наповненням, а SEO-спеціаліст приділить увагу пошуковій оптимізації.

Крок 4. Аналіз плану дій на кожному з етапів

Бізнес-процеси не такі однозначні, як би нам того хотілося. Саме тому склавши початковий план дій для кожного з етапів, варто переглянути його ще раз та тверезо оцінити ситуацію. Так, ви можете знайти підзадачі, які дублюють одна одну, або ж виявити значні протиріччя, які заважатимуть досягненню кінцевої мети.

Наприклад, у випадку із запуском веб-сайту ми поставили процес пошукової оптимізації сайту на передостанню позицію. Натомість, у більшості випадків SEO-спеціаліст має долучатися до роботи на початкових етапах проєктування та створення сайту. Це допоможе при створенні прототипу, наповненні контентом, покращенню користувацької взаємодії.

Крок 5. Визначення інструментів для контролю

Отож, ви визначили основні етапи і розбили їх на конкретні завдання. Делегувавши підзадачі окремим спеціалістам, настав час подумати, як контролювати виконання завдань та дотримання дедлайнів. Це може стати викликом для компаній, які віддають перевагу віддаленому формату роботи. На щастя, сучасні технології вирішать цей головний біль: на сьогодні існує чимало CRM-систем та дотичних інструментів, які допоможуть контролювати ефективність роботи.
Наприклад, ви можете скористатися дошкою Trello, щоб співробітники наочно бачили обсяг роботи та завдання, які стосуються конкретно їх. Виконавши певну задачу, картку із прописаним завданням можна перетягнути до “виконаних”. Таким чином, керівники завжди будуть в курсі складнощів, які виникають під час роботи, а також зможуть вчасно контролювати дотримання дедлайнів.

Крок 6. Настав час діяти!

Перевіривши кілька разів свій план дій на справність і точність, делегувавши обов’язки та розставивши дедлайни, можна нічого не боятися. Впроваджуйте декомпозицію цілей у повсякденне робоче життя, однак не забувайте про відстеження ефективності зусиль.

Про вимірювання результатів

До речі, щодо відстеження результатів ефективності. Як і у більшості інших бізнес-процесах, вимірювання результатів здійснюється за низкою важливих KPI. Їз ними потрібно визначитися на початку, щоб одразу спланувати подальший вектор роботи. Якщо ми говоримо про вимірювання результатів за методикою декомпозиції цілей, то KPI можуть бути наступними:

Кількісні KPI: ті, які можна виміряти у цифрах. Наприклад: кількість нових підписників у соціальних мережах, чистий прибуток або навіть кількість успішно реалізованих проєктів.
Якісні KPI: не вимірюються цифрами і, як правило, є характеристикою самого процесу або бізнес-рішення. Наприклад: залученість відвідувачів на веб-сайті або рівень задоволеності співробітників компанії.
Випереджувальні KPI: застосовують для прогнозування успіху тієї чи іншої ініціативи, щоб приймати більш обґрунтовані рішення щодо бізнес-процесів.
Цільові KPI: підходять для конкретних цілей. Наприклад, якщо у планах було провести захід або вебінар, то показник допоможе виміряти успіх цієї події.

Зазначимо, що протягом роботи обрані KPI можуть змінюватися та коригуватися відповідно до нових потреб і обставин. Так, можливо із часом ви досягнете поставленої мети, а для нової цілі минулі метрики вже не будуть ефективними. У будь-якому випадку, за цим потрібно слідкувати, щоб завжди бути в курсі останніх змін та тенденцій.

Яких помилок слід уникати при декомпозиції цілей

Здавалося б, що ми вже пройшлися по всім основним етапам та важливим аспектам методики декомпозиції цілей. Однак, чимало людей припускаються неочевидних помилок, які можуть зашкодити досягненню результатів. Отож, радимо уникати таких помилок при декомпозиції цілей:

Повна декомпозиція глобальної мети. Хоч ми і говорили про те, що декомпозиція цілей допомагає розбивати велику ціль на дрібні завдання, однак тут і криється перша і неочевидна помилка. Наприклад: якщо перед вами стоїть завдання підвищити продажі на 15% протягом року, не варто вдаватися до декомпозиції на такий протяжний період. Більш розумний підхід — розбити мету на квартальні цілі, і при завершенні терміну заново прописувати етапи на новий період.
Не коригувати план дій. Якщо ви помічаєте, що при завершенні кварталу не вдається досягти поставлених результатів, тоді немає сенсу дотримуватись визначеної стратегії роботи. Натомість, додайте своєму плану гнучкості та скоригуйте стратегію із урахуванням минулих помилок.
Відсутність кваліфікованого спеціаліста. Як ми вже зазначали, загальним процесом декомпозиції має керувати досвідчений фахівець — аналітик або проджект-менеджер. Так, спеціаліст слідкуватиме за дотриманням строків, ефективністю зусиль команди, а також контролюватиме загальні процеси.
Не враховувати зовнішні чинники. Економічні, соціальна та політичні чинники впливають на бізнес-процеси. Це варто враховувати при постановці завдань, і про всяк випадок мати запасний план.
Декомпозиція простих цілей. У такому випадку треба не перестаратися: якщо ви почнете прописувати план дій для кожної маленької підзадачі, тоді на це піде багато часу. Не витрачайте марних зусиль на очевидні речі, щоб провести ефективну декомпозицію більш глобальних цілей.
Нехтування відстеженням результатів. Вимірювання результатів — необхідний етап, який не можна пропускати. Якщо ви нехтуєте проміжними даними, тоді ви можете пропустити серйозні помилки, які у подальшому вплинуть на кінцевий результат.

Висновки: поради для проведення ефективної декомпозиції цілей

Сподіваємось, що ця стаття допомогла вам розібратися із методикою декомпозиції цілей. Ми поговорили про саме поняття та його значення, а також розібралися із тим, кому методика стане в пригоді. Підсумовуючи усе вище сказане, можемо дати такі поради для досягнення результатів:

Детально продумуйте проміжні задачі. Чим ясніше і простіше поставлена задача, тим менше часу знадобиться на її виконання.
Дотримуйтесь поетапного та виваженого підходу. Не варто проводити декомпозицію за один вечір: приділіть цьому достатню кількість часу, щоб не упустити жодного важливого моменту.
Не плануйте впритул. Закладайте додатковий час та бюджет для виконання завдань, щоб уникнути несподіванок та форс-мажорів.
Уникайте протиріч та дублювань. Краще десять разів перевірити план дій, щоб потім сто разів не вносити до нього корективи.